Vaya al grano: Le ofrecemos algunos consejos sencillos para evitar los problemas de almacenamiento en línea:
Eliminar las pérdidas datosGracias al tamaño de los discos duros, que cada vez son más grandes, hoy en día no suele sobrar espacio en el ordenador. Sin embargo, la avalancha de archivos puede ralentizar el sistema y dificultar el trabajo.
Recomendamos eliminar los archivos y programas que no se utilicen; creará orden y nos permitirá trabajar con más eficacia.
1-Seguridad almacenamiento en línea en lugar de un disco duro
La eliminación de información no deseada libera espacio de almacenamiento; sin embargo, el almacenamiento de datos en la nube es siempre una buena alternativa.
Los archivos están disponibles para los usuarios en todo momento desde cualquier dispositivo. Esto también facilita la colaboración con los colegas: si se comparte un archivo, basta con un enlace en lugar de enviarlo todo por correo electrónico.
Además, cuando elegir un proveedorAsegúrese de prestar atención a protección de datos.
Protección de datos y administración de usuarios: Almacenar los archivos de forma centralizada en el almacenamiento online tiene muchas ventajas: Crea orden, ahorra tiempo y facilita la colaboración.
Además, se pueden conceder autorizaciones de acceso y aprobaciones de archivos simplemente haciendo clic en la administración de usuarios.
Cuando elegir un proveedor de la nubeLos usuarios deben asegurarse de que la seguridad de los datos está garantizada y de que la privacidad del usuario está protegida.
2-Respaldo automático
Externalizar los datos a una nube no siempre significa que sea completamente seguro. Por lo tanto, al seleccionar el almacenamiento en línea, los usuarios deben prestar atención a la integración de una función de copia de seguridad automática. Esta es la única manera de recuperar los archivos borrados o modificados accidentalmente.
Es aún mejor si el solución de respaldo también dispone de interfaces adecuadas para permitir la realización de copias de seguridad completas del servidor. Esto asegura que todos los datos sean respaldados apropiadamente.
Sincronizar datosEl almacenamiento en línea tiene otra ventaja, que simplifica la limpieza digital de primavera: los datos se pueden sincronizar.
Si un empleado registra un documento en Karlsruhe, la versión actual está inmediatamente disponible en Hamburgo y Berlín. Una vez instalada, el trabajo puede realizarse de forma más eficiente.
3-Limpiar la publicidad y el spam
La cantidad masiva de publicidad y correo basura puede reducirse fácilmente. Los filtros de spam y los programas antivirus suelen tener que activarse manualmente en la configuración.
Cuando se hace esto, sólo lo que pertenece al buzón termina allí. Por lo tanto, los correos electrónicos no deseados o peligrosos se filtrarán en el futuro.
4-Estructurar las carpetas para una mejor visión de conjunto
¿Hay de nuevo muchos correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada, y es casi imposible tener una visión general? Un sistema de archivo temático con carpetas como "Ofertas y facturas", "Proveedores", "Empleados", etc., permite una mejor organización. Otra opción es que cada proyecto tenga su carpeta en la que se puedan almacenar los correos electrónicos relevantes.
Además, las reglas de la bandeja de entrada permiten mover los mensajes de remitentes específicos o de palabras clave concretas directamente a una carpeta.
5-Asunto directo para respuestas más rápidas
¿El cliente ni siquiera ha respondido a la tercera solicitud? Una línea de asunto específica aumenta significativamente la probabilidad de recibir una respuesta. Si el cliente recibe un correo electrónico con el título "Oferta ABC - Se requiere aprobación antes del 25.05.", sabe inmediatamente lo que tiene que hacer.
También se recomienda definir una estructura fija para las líneas de asunto de los correos electrónicos. Tiene un aspecto profesional, severo y también aumenta la usabilidad.
Ordenar los correos electrónicos por colores: Marcar los correos electrónicos con diferentes colores garantiza la claridad y facilita su trabajo. Sólo deben utilizarse tres colores diferentes. Puede clasificarlos según los proyectos grandes, la clasificación temporal o la importancia, por ejemplo, o en pasos de trabajo necesarios como "preparar", "ejecutar" o "comprobar".
Esperamos que este material sea útil para una buena gestión de sus valiosos datos. Para consultas y consejos, ofertas y contenidos valiosos, póngase en contacto con nosotros inmediatamente. Estaremos encantados de atenderle de esta manera.
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